Belgelerdeki Değişikliklerin İletilmesi

Belgelerdeki Değişikliklerin İletilmesi

En önemli ama  maalesef en  çok karşılaşılan ihmal, çalışanlara politikaları,prosesleri ve prosedürleri,aynı zamanda belge yönetimini iletmekteki başarısızlıktır. Çalışanlar  yeni çalışma şekillerinden haberdar edilmezler. Faaliyetlerin belgeler tarafından nasıl tarif edildikleri ile gerçekte ne yapıldığı arasında bir boşluk oluşur.

Düzenleme ve Saklama
erişim ve kontrol gereklilikleri, belge düzenleme ve saklama periyotları konusunda en iyi uygulamalar olmadan karşılanamaz.

Koruma ve Güvenlik
ISO / IEC 20000-2 belgelendirmenin korunmasını gerektirir. Örneğin, belgeler ve kayıtların bir virüsten ya da izinsiz erişimden korunması gibi. BIP0036 ,hizmetin devam etmesini sağlama, hizmet devamlılık planlamasında belgelerin nasıl dahil edileceğini tanımlar.

Kullanım metotları güvenlik tehlikelerine karşı, bilgilerin gizliliğini ya da hizmet sağlayıcının, müşterinin ya da tedarikçinin güvenlik risklerine  açıklığını düzenlemek için gereklidir.  Bu önemli tedbir hem elektronik hem de basılı kopya formatları için geçerlidir.

Yasa ve Düzenlemeler ile İlgili Gereklilikleri

ISO / IEC 20000 gereklilikleri içinde yer almasa bile, yasa ve düzenlemeler ile ilgili gereklilikler de dikkate alınmalıdır.

Gerekliliklerin çoğu, enformasyon değişikliklerine kontrol uygulandığının bir kanıtı olması için belgelerin ve kayıtların belirli yıllar boyunca saklanması belirtir. Elektronik medyanın kullanıldığı durumlarda, medyanın bozulma hızına, gereçlerin sağlanabilirliğine, medyanın saklandığı belleklerin eskimesi ve gerekli olan erişim hızı ve şekline önem verilmelidir.
Hizmet sağlayıcı, ayrıca, kendi çalışanları da dahil olmak üzere, kişisel bilgiler ile ilgili yasa ve düzenlemeleri takip etmelidir.

Örnek Metrajlar ve Denetim kanıtı
örnek metrajlar ve denetim kanıtı tablo 9 ve 10da verilmiştir.

Tablo 9-belgelendirme ile ilgili örnek metrajlar:

Tablo 10- Gereklilikler ile İlgili Örnek Denetim Kanıtı

Etiket : Belgelerdeki Değişikliklerin İletilmesi